SAP digitalisierter Auftragsprozess

Ob E-Mail, EDI, Website oder der klassische Postweg – Kunden platzieren ihre Bestellungen über verschiedene Wege. Um sicherzustellen, dass alle Auftragsdaten korrekt erfasst werden, werden Bestellungen in elektronischer Form teilweise noch immer manuell in das SAP-System eingetragen. Das Originaldokument wird wenn möglich abgelegt oder an den SAP Auftrag angehängt. Ein Vorgehen, dass bei grösseren Unternehmungen teilweise unterschiedliche Teilprozesse auslöst und je nach Bestellungsart unterschiedlichen Prüfungen unterworfen wird. Der Automatisierungsgrad zu Beginn des Prozesses wird durch den gewählten Bestellkanal Ihres Kunden bestimmt.

Digitalisierte Prozesse greifen am Schnellsten, wenn die Bestellungen Ihrer Kunden elektronisch zur Verfügung stehen. Elektronische Dokumente unterschiedlicher Formate können über OCR gelesen und in als SAP Auftrag angelegt und nach erfolgter Plausibilitätsprüfung ohne weitere manuelle Interaktionen ausgelöst werden.

Ihre Mitarbeiter können sich somit auf die Ausnahmen oder unvollständigen Aufträge konzentrieren. Diese werden im SAP vorerfasst und zur Bearbeitung resp. Korrektur mit Zugriff auf die Originalbelege vorgelegt. Änderungen werden dokumentiert und der Auftrag wird  durch das System weiter prozessiert.

Die Dokumente werden zentral im Archiv abgelegt. Dies ermöglicht, unterschiedliche Sichten auf Auftrags- und Kundendaten zu erstellen und die SAP-Daten mit externen und internen Auftragsdokumenten anzureichern. Damit ermöglicht die Akte Ihren Mitarbeitern eine durchgängige Sicht auf die Kunden und deren Aufträge.

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Kürzere Durchlaufzeiten
  • Einheitliche Prozess für Papier-, elektronische und digitale Aufträge
  • Verringerung der Komplexität
  • Möglichkeit von Freigaben/Genehmigung auf mobilen Geräten (Tablets, SmartPhones)
  • Eliminierung dezentraler Ablagen

Digitale Personalakte

Der Zugriff auf relevante Informationen in den Prozessen rund um die Mitarbeiter reduziert die Durchlaufzeiten und erhöht massgeblich die Qualität.

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Akte für Produktionsdaten

Die Dokumentation Ihrer Produkte, von der Idee bis zur Ablösung, wird zukünftig eine wesentliche Rolle spiele. So müssen bereits heute gewisse regulatorische Bedingungen zwingend erfüllt werden, um Zertifizierungen, Zulassungen oder Export- bzw. Importgenehmigung zu erhalten.

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Digitale Kundenakte

Eine zentrale Ablage geschäftsrelevanter Dokumente ermöglicht Ihnen grosse Zeitersparnisse im betrieblichen Alltag und somit ein Effizienzgewinn.

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